PDF

Offenheit: 4

Das Portable Document Format (PDF) wurde von Adobe Systems entwickelt und im PDF Reference Manual offengelegt. PDF 1.7 wurde im Juli 2008 als ISO 32000-1 standardisiert. Zukünftige Versionen von PDF werden nicht mehr von Adobe, sondern im ISO-Standardisierungsprozess erarbeitet.

Lizenzfreiheit: 2

PDF ist lizenzfrei, die Lizenzfrage ist für verwendete Schriften oder Kompressionsalgorithmen zu klären (siehe dazu http://www.itcfonts.com/About ).

Verbreitung: 4

PDF existiert seit fast 15 Jahren und ist weit verbreitet.
Die 1. Version wurde 1993 veröffentlicht, seit Oktober 2006 ist Version 1.7 aktuell. Es gibt zahlreiche Tools auf verschiedenen Plattformen zur Konvertierung von Textformaten nach PDF.

Funktionalitaet: 3

Alle üblichen Formate dieser Kategorie können ohne Inhaltsverlust nach PDF konvertiert werden. Dateiinhalte lassen sich durch Volltextsuche auffinden.
Das Layout kann originalgetreu erhalten werden, wenn sichergestellt ist, dass die Schriften und Farbräume verfügbar sind (z.B. durch Einbettung bei der PDF-Generierung).
Neben einer Struktur können PDF-Dokumente interaktive Elemente wie Lesezeichen, Kommentare oder Formularfelder sowie Audio- / Videoobjekte, Transparenz und Ebenen enthalten.
Aus PDF-Dokumenten lassen sich Textpassagen, Tabellen und Grafiken (auch Ausschnitte davon) durch Kopieren in andere Anwendungsprogramme einfügen und weiterverarbeiten.

Implementierung: 4

Es stehen zahlreiche Werkzeuge zum Konvertieren diverser Formate nach PDF zur Verfügung. Beispiele sind PDFlib, PDF-Writer, Acrobat Distiller, Office 2007 mit Plug-in. Als Anzeigetool stellt Adobe Systems den Adobe Reader zum kostenlosen Gebrauch zur Verfügung und entwickelt diesen laufend weiter.
Tools für die Konvertierung zwischen einzelnen PDF-Versionen gibt es kaum; erwähnt werden kann hier myPDFconvert.

Speicherdichte: 4

PDF hat in der Regel einen relativ geringen Speicherbedarf. Durch Kompression können PDF-Dateien verdichtet werden; siehe dazu aber die Überlegungen zur Datenkompression.

Best practice: 2

PDF ist ein beliebtes Speicher- und Datenaustauschformat und ist in den Verwaltungen verbreitet. Dokumente werden in dieses Format konvertiert, sobald sie definitiv sind und nicht mehr geändert werden.
Es werden in der Regel die aktuellen Versionen von PDF verwendet. Die aktuellen Versionen können Funktionalitäten beinhalten, die aus Sicht der Langzeitarchivierung wenig geeignet sind; z.B. Transparenz, Verschlüsselung.

Perspektive: 2

Der weiterhin verbreitete Einsatz von PDF aber auch die ständige Weiterentwicklung ist abzusehen. Office 2007 von Microsoft z.B. unterstützt neu den PDF-Export via Plug-in. In den neueren Versionen von PDF sind etliche patent- und lizenzrechtliche Erweiterungen und aus archivischer Sicht problematische Funktionalitäten eingebaut.

Formatklasse: B

Das Format ist flächendeckend im Gebrauch.