Kassation und Ordnung von bewerteten Dateiablagen

Elektronische Ablieferung Studienangebotsentwicklung: Ordnung und Bewertung Die zweite Ablieferung von elektronischen Unterlagen der Studienangebotsentwicklung erfolgte am 17.12.2020 (Akzession 2020-056). Die Unterlagen stammen mehrheitlich aus dem Zeitraum von 2014 bis 2020.

Die Ablieferung auf dem Repository umfasst 4.5 GB und 5664 Dateien. Die abgelieferten Unterlagen wurden vorgängig bewertet, waren aber z.B. innerhalb der einzelnen Gremien oder Projekte nicht bereinigt. Folgende Ordnerpositionen sind auf der ersten Ebene vorhanden:

• 0_Organisation_Administration
• 1_Gremien_Netzwerke
• 2_Projekte_SSE

Diverse temporäre Dateien wurden gelöscht.

Da es sich um Mac-Dateien handelte, mussten gängige Sonderzeichen umgewandelt werden. Da vergessen ging, dies zu Beginn mittels H2rename zu machen, mussten später im docuteam Packer diverse Dateien manuell umbenannt werden.

• Allgemein: Die Ablage war stark verschachtelt und die langen Dateipfade machten Probleme. Deshalb wurde versucht, die Ablage sinnvoll zu verschlanken, übersichtlicher zu gestalten und nicht benötigte Ebenen aufzuheben.
• Allgemein: Diverse leere Ordner sowie Ordner „alt“, „Entwürfe“, „Arbeitsversionen“, „Alte Versionen“ und „Archiv“ (enthielten Vorversionen, Entwürfe) wurden gelöscht.
• Allgemein: Noch vorhandene Unterlagen Dritter wurden gelöscht.
• Gremien: Doppelte Dateien (vor allem bei Sitzungsunterlagen oft als Word- als PDF- und als ZIP-Datei vorhanden) oder Vorversionen von Dokumenten sowie administrative Unterlagen (Raumreservationen, Buchungen, Catering) wurden gelöscht.
• Projekte: Teilweise wurden in Projekten auch Unterlagen aus Gremien gelöscht, welche bei den Gremien ebenfalls vorhanden waren.
• Projekte: Sehr ausführliche Dokumentationen von Vorprojekten innerhalb von Projekten (z.B. innerhalb vom Projekt Umsetzung M-RVO der Ordner MusterRVO_Historie) wurden soweit möglich aufs Wesentliche reduziert. Dies geschah durch Restrukturierung sowie Abgleich und Bereinigung von Unterlagen. Teilweise gab es Überschneidungen, dieselben Unterlagen waren doppelt an verschiedenen Positionen vorhanden und mussten zusammengelegt/bereinigt werden.

SAE\2_Projekte_SSE\2016_Lehrkredit\Auftaktveranstaltung\Fotos 2016_©Bruederli 184 Fotos, Auswahl von 30 Fotos. Kriterien: Motiv (keine Wiederholung), nur bekannte Personen, Inhalt (Dokumentation des Events, Art der Fotos).

→ Insgesamt Reduktion der Ablieferung durch Feinbewertung und Bereinigung auf 2.35 GB und 2744 Dateien (also etwa auf die Hälfte).

Aus Ordnern wurden Dossiers erstellt und den Klassifikationen zugeordnet. Nicht jeder Ordner bildet ein Dossier.

Virencheck Da der ClamAV vom MS-Virenschutzprogramm auf dem Ingestserver blockiert wurde, musste der Workflow gestoppt werden. Es wurde der Workflow mit Virenchecker Endpoint gewählt.

Quality Assurance Verschiedene Dateien mussten im Schritt «Check File Extensions» ersetzt oder gelöscht werden (Fehlermeldung «Could not find an extension» oder «Incompatible extension for puid»). Weiter gab es auch einzelne Dateien mit unerlaubten Dateierweiterungen.

Bei diversen .eml-Files fehlten MIME-Type, PUID sowie weitere technischen Metadaten zum Dateiformat. Dies generierte die Fehlermeldung «could not find an extension».

Die fehlerhaften Dokumente wurden manuell in PDF/A umgewandelt und im packer ersetzt. Danach lief der Ingest durch.

Der EAD-Import verlief fehlerfrei. Die Umfänge wurden nachträglich pro Dossier hinzugefügt.

Raffaela Lütolf, UZH Archiv, Universität Zürich Tel. +41 44 634 23 79 E-Mail: raffaela.luetolf@archiv.uzh.ch www.archiv.uzh.ch