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Inhaltsverzeichnis
Beratung
Beratung potenzieller Anbieter
Ziel
Die potenziellen Anbieter kennen die Grundprinzipien des Records Management (zentrale Ablage, Dossierprinzip, Dokumentation des Records Managements, Registraturplan) sowie die Aufbewahrungs- und Datenschutzfristen. Die zentrale laufende Ablage ist geordnet und erlaubt eine personenunabhängige Bewirtschaftung. Relevante und irrelevante Systeme und Ablagen sind definiert, Parallelablagen existieren keine. Eine ruhende Ablage besteht und wird bewirtschaftet. Offene Fragen und Probleme sind adressiert und Zieltermine für weitere Besprechungen oder für ein Angebot stehen. Bei ablieferungspflichtigen Stellen sind idealerweise die Paketbildung und Metadatierung implementiert.
Massnahmen
Beratung
Das Archiv berät ablieferungspflichtige Aktenproduzenten und juristische oder natürliche Personen nichtstaatlicher Herkunft, welche die (staatliche) Überlieferung ergänzen oder Überlieferungslücken schliessen. In diesem Prozessschritt werden die Grundsätze des Records Managements vermittelt, Ablieferungsbedingungen definiert und Anleitungen, Merkblätter sowie Musterdokumente zur Verfügung gestellt. Zusätzlich können je nach Situation Absichtserklärungen abgeschlossen, wie auch Datei- und Ordnernamenskonventionen empfohlen werden. Die Beteiligten erstellen nach Abschluss dieser Phase ein Beratungsprotokoll und eine Dokumentation mit den wichtigsten Informationen zum Records Management und zur ruhenden Ablage.
Bei der Beratung von Amtsstellen sind zusätzlich idealerweise die Paketbildung und die Metadatierung bei den aktenproduzierenden Stellen implementiert .
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Checkliste Beratung | Hilfsmittel für die Erfassung zum Stand des Records Management |
Handreichungen
Die für Externe zur Verfügung gestellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Musterorganisationsvorschriften, Musterweisungen, Musterreglemente (für Aktenproduzenten) | Zusammenfassen der gesetzlichen Grundlagen und Festlegen von Verantwortlichkeiten | |
| Leitfaden / Empfehlungen Records Management | Vermittlung des Lebenszyklus von (Verwaltungs-)Unterlagen | |
| Musterregistraturplan | Ermöglicht eine geordnete Ablage, deren personenunabhängige Bewirtschaftung und die Steuerung des Lebenszyklus von (Verwaltungs-)Unterlagen | |
| Datei- und Ordnernamenskonvention | Vorgaben für die Dossier- und Dateienbenennung | |
| Leitfaden Bereinigung; Negativliste | Auflistung von nicht geschäftsrelevanten Dokumenttypen | |
| Wegleitung Ablieferungsbedingungen | Erläutern des Ablieferungsprozesses, Hinweis auf zukünftige Nutzung und Zugänglichkeit im Archiv | |
| Absichtserklärung (Private) | Informelles Dokument über die Absicht abzuliefern und die Absicht zu übernehmen | |
| Minimales Metadatenset | Vorgabe der mindestens notwendigen Metadaten auf Stufe Dossier und Hinweis auf Standards (z.B. ISAD(G)) |
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Beratungsprotokoll | Festhalten der Besprechungsinhalte und Beschlüsse aus der Beratung | |
| Dokumentation Records Management | Die Dokumentation enthält die vom potenziellen Anbieter erstellten Organisationsvorschriften / Weisungen / Reglemente, den Leitfaden zum Records Management, den Registraturplan und die allfällige Absichtserklärung |
Tools
Bei diesem Schritt sind keine Tools in Gebrauch.
Tipps & Tricks
| Massnahme/Problem | Trick |
|---|---|
Fragen und Antworten
Für Unklarheiten und Fragen bezüglich eines Prozessschrittes oder eines Problems, schauen Sie in die Kategorie Fragen und Antworten. Dort finden Sie vielleicht ihr Problem bereits.
Literatur
Keine spezifische Literatur. Für die allgemeine Bibliografie siehe Literatur.
Seiten-Werkzeuge
