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Inhaltsverzeichnis
Sichtung
Vorbereitung des Aktenangebotes
Ziel
Das Aktenangebot ist für den Aktenproduzenten und das Archiv klar definiert (z.B. in einem Angebotsformular). Das Regelset für Aktenangebote wurde erklärt.
Massnahmen
Arbeitskopie
Es wird eine Arbeitskopie erstellt.
Vorbesprechung von Struktur und Inhalt der angebotenen Daten
Eine Vorbesprechung von Struktur und Inhalt der Daten mit der abgebenden Stelle findet statt. Es werden möglichst viele Kontextinformationen zusammengetragen und der vorgesehene Inhalt des Aktenangebots umrissen. Zudem wird auch geklärt, ob verschlüsselte oder passwortgeschützte Inhalte vorhanden sind.
Liste und Arbeitskopie erstellen
Es wird eine Liste der angebotenen Daten erstellt und dem Archiv übergeben. Falls möglich, wird dem Archiv eine Arbeitskopie der angebotenen Daten übergeben. Ansonsten erstellt das Archiv eine Arbeitskopie.
Dokumente
Handreichungen
Die für Externe zur Verfügung gestellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Empfehlungen für Aktenproduzenten | Empfehlungen für Bereinigung, Zusammenstellung und Metadatierung. | |
| Informationen für Aktenproduzenten | Erklärungen zu archivischem Regelset für Aktenangebote, Datenlöschung und Passivierung im Quellsystem | |
| Aktenangebotsformular (unausgefüllt) | Aktenproduzent kann Angebot verschriftlichen |
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Aktenangebotsformular (ausgefüllt) | Schriftliche Dokumentation des Angebots |
Tools
Bei diesem Schritt werden keine zusätzlichen Tools eingesetzt.
Archivfachliche Sichtung
Ziel
Ein erster Bewertungsvorschlag ist erstellt (nicht archivwürdige Teile des Angebots sind gekennzeichnet) und die Provenienz ist beaknnt.
Massnahmen
Inhaltliche Sichtung
Einschlägige Informationen werden erhoben: der Entstehungszusammenhang (Provenienz) wird geklärt, der Informationswert und die Qualität der Metadaten (Benennung Ordner) werden eingeschätzt. Ebenso werden die Logik und die Tiefe der Ordnerstruktur und die Nachvollziehbarkeit der Ordnerbildung eingeschätzt.
Abgleich mit Angebot
Grober Vergleich zwischen der Arbeitskopie (der Liste) und dem bei der Beratung mit dem Aktenproduzenten vereinbarten Aktenangebot wird durchgeführt. Zentrale Inhalte müssen vollständig vorliegen.
Bewertungsvorschlag erstellen
Bewertungsvorschlag basierend auf dem historischen Überlieferungswert wird erstellt.
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Checkliste(n) zur archivfachlichen Sichtung | Checkliste für Aufgaben |
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Bewertungsvorschlag | Dient als Grundlage für die Rücksprache mit dem Aktenproduzenten. Es wird festgehalten, was archivwürdig ist und welche Daten kassiert werden können. | |
| Sichtungsverzeichnis mit Hashwert-Dokumentation | Detailierte Auflistung der Unterlagen. |
Tools
Technische Sichtung
Ziel
Eine erste grobe technische Sichtung ist vorgenommen (Arbeitskopie). Es wird geprüft, ob der Transfer technisch machbar ist und die Vorgaben des Archivs erfüllt werden können. Die technischen Eckdaten und die zu besprechenden Punkte für die Rücksprache mit dem Aktenproduzenten sind festgehalten.
Massnahmen
Einhaltung Transfervorgaben prüfen
Die Gesamtgrösse wird erhoben. Eine Übersicht der Dateiformate wird erstellt. Um die Rücksprache mit dem Aktenproduzenten vorzubereiten, wird nach unerwünschten Formaten (Container, zip, Datenbanken o.ä.) gesucht. Um Probleme bei Transfer und Speichern zu vermeiden, wird die Pfadlänge eruiert.
Bewertungsvorschlag ergänzen
Der Bewertungsvorschlag wird mit den technischen Eckdaten ergänzt.
Dokumente
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Bewertungsvorschlag (ergänzt mit technischen Informationen) | Dient als Grundlage für die Rücksprache mit dem Aktenproduzenten. Es wird festgehalten, was archivwürdig ist und welche Daten kassiert werden können. |
Tools
| Tool | Funktion |
|---|---|
| Treesize | Strukturanalyseprogramm |
Rücksprache mit Aktenproduzent
Ziel
Der Bewertungsvorschlag ist besprochen und der Aktenproduzent und das Archiv sind sich einig über das weitere Vorgehen (z.B. zusätzliche Metadatierungen, Bereinigungen, Transfer).
Massnahmen
Besprechung Bewertungsvorschlag
Der Bewertungsvorschlag wird besprochen.
Überarbeitung der angebotenen Daten
Der Umgang mit unerwünschten Dateiformaten (z.B. zip, Datenbanken) ist definiert und zusätzliche Metadatierungen sind vorgenommen.
Dokumente
Handreichungen
Die für Externe zur Verfügung gestellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Übernahmevereinbarung oder Schenkungsvertrag (Entwurf) | Regelt den Gegenstand und die Modalitäten der Aktenübernahme |
Tools
Bei diesem Schritt werden keine zusätzlichen Tools eingesetzt.
Übernahmevereinbarung
Ziel
Die vertraglichen Rahmenbedingungen für die Übernahme sind festgehalten. Der Datentransfer der Ablieferung kann beginnen.
Massnahmen
Vertragsunterzeichnung
Die Übernahmevereinbarung wird von allen Parteien gutgeheissen, der Schenkungsvertrag wird der Archivleitung und dem Aktenproduzenten zur Unterschrift vorgelegt.
Dokumente
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Übernahmevereinbarung oder Schenkungsvertrag | Regelt den Gegenstand und die Modalitäten der Aktenübernahme |
Tools
Bei diesem Schritt werden keine zusätzlichen Tools eingesetzt.
Tipps & Tricks
| Zwischenschritt | Massnahme/Problem | Trick |
|---|---|---|
| Vorbereitung des Aktenangebots | Regelset in Erinnerung rufen | Link der Archivwebsite schicken |
Fragen und Antworten
Für Unklarheiten und Fragen bezüglich eines Prozessschrittes oder eines Problems, schauen Sie in die Kategorie Fragen und Antworten. Dort finden Sie vielleicht ihr Problem bereits.
Literatur
- Marco Birn, Kai Naumann: „Bewertung schwach strukturierter Unterlagen. Berichte und Thesen aus Baden-Württemberg.“ In: Brandenburgische Archive. Berichte und Mitteilungen aus den Archiven des Landes Brandenburg, 36 (2019), S. 8-14.
- Marco Birn: Analyse und Datenaufbereitung von digitalen Ablagen mit TreeSize Professional und Total Commander.„ In: Kai Naumann, Michael Puchta (Hg.): Kreative digitale Ablagen und die Archive, München 2017 (Sonderveröffentlichungen der Staatlichen Archive Bayerns 13), S. 61-70.
Für die allgemeine Bibliografie siehe Literatur.
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