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Archivfachliche Erschliessung

Ziel

Alle Bestandesinformationen, wie Bestandesgeschichte oder Provenienz, sind in den entsprechenden Systemen erfasst.

Massnahmen

Je nach eingesetzten Systemen, Richtlinien und Prozessdefinition ist die Reihenfolge der Massnahmen unterschiedlich oder können weggelassen werden.

Anlegen der Tektonik

In den Fachsystemen wie dem AIS oder dem DLZA-System wird ein neuer (Teil-)Bestand angelegt, wobei auch die darüber liegende Tektonik resp. Hierarchie definiert wird. Die für das Anlegen eines neuen (Teil-)Bestandes im jeweiligen Fachsystem erforderlichen Metadaten werden erfasst.

Erfassen der relevanten Metadaten

In den dafür vorgesehenen Systemen (AIS, DLZA) oder Dokumenten werden die archivischen Metadaten des (Teil-)Bestandes (bspw. Entstehungszeitraum, Bestandesgeschichte, Erwerbsarten, Zugangsbestimmungen, Rechte, Fristen) erfasst, inklusive aller vom Archiv für die verschiedenen Verzeichnungsstufen als Pflichtmetadaten definierten Angaben.

Dokumente

Arbeitsunterlagen

Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.

Name Zweck Beispieldatei
Erschliessungshandbuch Standardisiertes Erschliessen der Verzeichnungseinheiten
Vorlagen für die Erfassung im AIS Hilfsmittel für die standardisierte Erschliessung

Tools

Bei diesem Schritt werden keine zusätzlichen Tools eingesetzt.


Paketbildung / Metadatierung

Ziel

Die Daten liegen als SIP vor; dieses enthält ein Minimalset an inhaltlichen und technischen Metadaten und wurde validiert. Das SIP ist bereit für den Ingest.

Massnahmen

Arbeitskopie

Es wird eine Arbeitskopie erstellt.

Ordnung, Strukturierung

Die Primärdaten sollen in eine logische Struktur basierend auf dem Dossierprinzip gebracht werden (z.B. hierarchisch, provenienzbasiert, registraturplanbasiert). Abhängig von der ursprünglichen Strukturierung und im einfachsten Fall besteht eine 1:1-Relation. Die in der Erschliessungsplanung definierten Erschliessungsmassnahmen werden umgesetzt.

Abhängig von der Grösse der Ablieferung und zur Vereinfachung der Erschliessung sind eventuell mehrere SIPs zu erstellen. Eventuell ist dies bereits in der Erschliessungsplanung berücksichtigt worden.

Paketbildung

Verzeichnung der Primärdaten. Je nach verwendetem Standard sind eine Reihe von Metadaten zwingend zu erfassen. Bei der Paketbildung wird nur ein Minimalset an Metadaten verzeichnet. Andere Metadaten werden im Prozessschritt Nacherschliessung verzeichnet.

Endvalidierung

Das fertig erstellte Paket soll durch geeignete Tools auf Konsistenz und Konformität validiert werden. Manche Paketierungstools haben Validierungsmechanismen bereits eingebaut.

Dokumente

Arbeitsunterlagen

Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.

Name Zweck Beispieldatei
Kontrolle SIP Anleitung zur formalen und inhaltlichen Kontrolle von SIPs, die ausserhalb des Archivs gebildet wurden
SIP-Bildung Interne Anleitung zur Bildung von SIPs gemäss Vorgaben des Archivs
Anleitung Aufteilung SIP Anleitung zur Aufteilung von SIPs
Anleitung Änderungen in SIP Anleitung zur nachträglichen Änderung von SIPs
Anleitungen Bedienungsanleitungen zu den eingesetzten Tools Siehe Hersteller
Dokumentation

Unterlagen zur Dokumentation des Prozessschrittes.

Name Zweck Beispieldatei
Validierungsprotokoll Validierung des Pakets, so dass ein Ingest möglich ist
Metadatenexport Metadaten liegen in einer Exportdatei im gewünschten Standard vor
Verzeichnungslisten externer Tools Mit externen Tools erstellte Verzeichnungs- oder Dateilisten

Tools

Tool Funktion
AIS mit Schnittstelle Verzeichnung von Metadaten von analogen und digitalen Beständen im AIS, z.B. mit EAD-Schnittstelle
AIS Importassistent Import von Metadaten in ein AIS
Docuteam Packer Erstellung von SIPs
KOST-VAL Validierung von SIPs oder Dateistrukturen
Oxygen XML-Editor Sichtung und Editieren von XML-Dateien
Package Handler vom BAR Erstellung von SIPs

Ingest

Ziel

Das Archiv hat die Granularität des AIP definiert. Die SIPs sind fehlerfrei in das digitale Repository (Primärdaten) und in das AIS (Metadaten) eingespeist worden. Die AIPs sind gebildet, im Repository mit den Verzeichnungseinheiten im AIS verlinkt und über eine eindeutige PID identifizierbar.

Massnahmen

Arbeitskopie

Es wird eine Arbeitskopie erstellt.

Granularität des AIP definieren

Je nach AIS kann oder muss vor dem Ingestprozess die Granularität des AIPs definiert werden (z. B. AIP=SIP, AIP=Dossier, AIP=Dokument/Datei).

Ingest in das DLZA-Repository

Die Primärdaten des SIP werden fehlerfrei ins Repository eingespeist.

Import Metadaten ins AIS

Die im SIP erfassten Metadaten werden gemäss Metadaten-Mapping des Archivs ins AIS eingespeist.

Verlinkung im AIS

Die AIPs im Repository werden mit der entsprechenden Verzeichnungseinheit (Dossier, Dokument, Ablieferung) im AIS verlinkt. Jedes AIP verfügt über eine eindeutige PID. In der Regel erfolgt dieser Schritt automatisiert durch das DLZA-Informationssystem.

Dokumente

Arbeitsunterlagen

Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.

Name Zweck Beispieldatei
Metadatenmapping Einmalig definierte Dokumentation des Mappings (bspw. XML, METS, ISAD(G))
Dokumentation

Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.

Name Zweck Beispieldatei
AIS Report Verzeichnungskontrolle
Ingestreport / Worklog Dokumentation des erfolgreichen Ingests

Tools

Tool Funktion
AIS mit Schnittstelle Verzeichnung von Metadaten von analogen und digitalen Beständen im AIS, z.B. mit EAD-Schnittstelle
DIMAG IngestTool Ingest Tool
Docuteam Feeder Ingest Tool
Repository / DLZA-System Sicherung; Verzeichnung von Metadaten zu digitalen Archivbeständen; Speicherung von Primärdaten
scopeIngest OAIS Ingest Tool

Nacherschliessung

Ziel

Im AIS und im DLZA-System sind alle zugehörigen Metadaten vollständig eingepflegt und die Tektonik ist aktualisiert. Dies schliesst folgende Schritte mit ein: Nacherschliessen der Metadaten, Aktualisieren der Tektonik und der Findmittel. Wenn nötig, sind auch die Zugriffsbestimmungen angepasst worden.

Massnahmen

Deskriptive Metadaten erfassen

Wenn mit dem Import (z.B. EAD) nicht alle geforderten Metadaten geliefert werden, können manuell noch zusätzliche Metadaten erfasst werden.

Die mögliche Diskrepanz zwischen deskriptiven Metadaten im AIP und AIS wird bewusst in Kauf genommen. Es erfolgt kein Re-Ingest bei Anpassungen der deskriptiven Metadaten im AIS.

Metadaten der Tektonik erfassen

Die Metadaten in der Tektonik sind auf allen übergeordneten Stellen - wo nötig - angepasst. Zum Beispiel die Umfänge, Schutzfristen, Bestandesgeschichte oder Verwaltungsgeschichte.

Aktualisierung der Findmittel

Das Aktualisieren der Findmittel kann verschiedene Ausprägungen haben. Zum Beispiel die Publikation in einem Webclient oder ein aus dem AIS generierter Findmittelreport.

Zugriffsbestimmungen aktualisieren

Die aktualisierten Zugriffsbestimmungen sind für die relevanten Nutzerkreise nachvollziehbar festgehalten. Zum Beispiel in Form von Schutzfristen oder Erklärungen in den einschlägigen Rubriken (Metadaten, Weisungen, Nutzungsbedingung etc.)

Dokumente

Arbeitsunterlagen

Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.

Name Zweck Beispieldatei
Erschliessungshandbuch Standardisiertes Erschliessen der Verzeichnungseinheiten
Handreichungen

Die für Externe zur Verfügung gestellten Unterlagen

Name Zweck Beispieldatei
Nutzungsbestimmungen Erklärungen zur Einsichtnahme des Archivguts
Gesetzliche Grundlagen Rechtlicher Rahmen, welcher u. U. das Vorgehen der Einsichtnahme bestimmt

Tools

Tool Funktion
AIS Verzeichnung von Metadaten zu analogen und digitalen Archivbeständen
Repository / DLZA-System Verzeichnung von Metadaten zu digitalen Archivbeständen

Qualitätssicherung / Abschluss

Ziel

Es wird überprüft, ob die eingefügten Dateien und Metadaten vollständig verzeichnet sind. Die Erschliessung wird formal beendet und abgenommen. Anschliessend werden allfällig vom Archiv erstellte Arbeitsunterlagen (Entwürfe etc.) und Arbeitsdateien bereinigt und gelöscht. Beim Aktenproduzenten werden, falls noch nicht erfolgt, die abgelieferten Unterlagen gelöscht. Schliesslich werden die Arbeitskopien gelöscht.

Massnahmen

Alle Massnahmen sollten anhand einer Checkliste Qualitätssicherung abgearbeitet werden.

Verzeichnung der Daten kontrollieren

Sowohl im AIS als auch im DLZA-System werden die im Ingest-Prozess erstellten oder ergänzten Metadaten der betroffenen Verzeichnungseinheiten auf Vollständigkeit und Korrektheit gemäss den Vorgaben des Archivs überprüft. Diese sind (oft) in einem Erschliessungs- oder Qualitätshandbuch festgehalten.

Publikation gemäss Richtlinien

Die Verzeichnungseinheiten sind explizit darauf zu überprüfen, ob sie gemäss geltenden Richtlinien publiziert wurden. Insbesondere ist zu überprüfen, ob die Daten öffentlich zugänglich gemacht werden dürfen oder nur in einer geschützten Umgebung.

Stichprobe Ausgabe DIP

Mittels einer Stichprobe ist zu kontrollieren, ob ein DIP oder mehrere DIPs vollständig und korrekt ausgegeben werden können. Dabei müssen die Primärdaten aus dem Repository und Metadaten aus einem Informationssystem korrekt zu einem DIP gepackt und ausgegeben werden.

Dokumentation vollständig

Es ist zu kontrollieren, ob alle vorgeschriebenen Dokumente erstellt und vollständig sind sowie am vorgeschriebenen Ort und in der vorgeschriebenen Form abgelegt und freigegeben wurden.

Dokumente

Arbeitsunterlagen

Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.

Name Zweck Beispieldatei
Checkliste Qualitätssicherung Checkliste für die Überprüfung der vorgeschriebenen Aktivitäten und Dokumentationen (bspw. gemäss Qualitätshandbuch)
Qualitätshandbuch Enthält die Richtlinien zur Qualitätssicherung
Dokumentation

Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.

Name Zweck Beispieldatei
Checkliste Qualitätssicherung Abgearbeitete Checkliste wird datiert und unterzeichnet abgelegt

Tools

Tool Funktion
AIS Verzeichnung von Metadaten zu analogen und digitalen Archivbeständen
Repository / DLZA-System Verzeichnung von Metadaten zu digitalen Archivbeständen, Speicherung von Primärdaten

Tipps & Tricks

Zwischenschritt Massnahme/Problem Trick
NacherschliessungBenennung der FelderHohe Aufmerksamkeit muss dem Mapping DLZA-System ↔ AIS gewidmet werden, um den Metadatenimport fehlerfrei durchführen zu können. Die Felder müssen auch exakt gleich benannt sein.
Qualitätssicherung/AbschlussCheckliste Qualitätssicherung Checkliste für die Überprüfung der vorgeschriebenen Aktivitäten und Dokumentationen (bspw. gemäss Qualitätshandbuch)
Qualitätssicherung/AbschlussQualitätshandbuchEnthält die Richtlinien zur Qualitätssicherung

Fragen und Antworten

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Für Unklarheiten und Fragen bezüglich eines Prozessschrittes oder eines Problems, schauen Sie in die Kategorie Fragen und Antworten. Dort finden Sie vielleicht ihr Problem bereits.


Literatur

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Keine spezifische Literatur. Für die allgemeine Bibliografie siehe Literatur.

/home/kostceco/public_html/kostwiki/data/pages/erschliessung.txt · Zuletzt geändert: 2022/10/10 11:36 von johannes.hafner