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Inhaltsverzeichnis
Erschliessung
Archivfachliche Erschliessung
Ziel
Alle Bestandesinformationen, wie Bestandesgeschichte oder Provenienz, sind in den entsprechenden Systemen erfasst.
Massnahmen
Je nach eingesetzten Systemen, Richtlinien und Prozessdefinition ist die Reihenfolge der Massnahmen unterschiedlich oder können weggelassen werden.
Anlegen der Tektonik
In den Fachsystemen wie dem AIS oder dem DLZA-System wird ein neuer (Teil-)Bestand angelegt, wobei auch die darüber liegende Tektonik resp. Hierarchie definiert wird. Die für das Anlegen eines neuen (Teil-)Bestandes im jeweiligen Fachsystem erforderlichen Metadaten werden erfasst.
Erfassen der relevanten Metadaten
In den dafür vorgesehenen Systemen (AIS, DLZA) oder Dokumenten werden die archivischen Metadaten des (Teil-)Bestandes (bspw. Entstehungszeitraum, Bestandesgeschichte, Erwerbsarten, Zugangsbestimmungen, Rechte, Fristen) erfasst, inklusive aller vom Archiv für die verschiedenen Verzeichnungsstufen als Pflichtmetadaten definierten Angaben.
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Erschliessungshandbuch | Standardisiertes Erschliessen der Verzeichnungseinheiten | |
| Vorlagen für die Erfassung im AIS | Hilfsmittel für die standardisierte Erschliessung |
Tools
Bei diesem Schritt werden keine zusätzlichen Tools eingesetzt.
Paketbildung / Metadatierung
Ziel
Die Daten liegen als SIP vor; dieses enthält ein Minimalset an inhaltlichen und technischen Metadaten und wurde validiert. Das SIP ist bereit für den Ingest.
Massnahmen
Arbeitskopie
Es wird eine Arbeitskopie erstellt.
Ordnung, Strukturierung
Die Primärdaten sollen in eine logische Struktur basierend auf dem Dossierprinzip gebracht werden (z.B. hierarchisch, provenienzbasiert, registraturplanbasiert). Abhängig von der ursprünglichen Strukturierung und im einfachsten Fall besteht eine 1:1-Relation. Die in der Erschliessungsplanung definierten Erschliessungsmassnahmen werden umgesetzt.
Abhängig von der Grösse der Ablieferung und zur Vereinfachung der Erschliessung sind eventuell mehrere SIPs zu erstellen. Eventuell ist dies bereits in der Erschliessungsplanung berücksichtigt worden.
Paketbildung
Verzeichnung der Primärdaten. Je nach verwendetem Standard sind eine Reihe von Metadaten zwingend zu erfassen. Bei der Paketbildung wird nur ein Minimalset an Metadaten verzeichnet. Andere Metadaten werden im Prozessschritt Nacherschliessung verzeichnet.
Endvalidierung
Das fertig erstellte Paket soll durch geeignete Tools auf Konsistenz und Konformität validiert werden. Manche Paketierungstools haben Validierungsmechanismen bereits eingebaut.
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Kontrolle SIP | Anleitung zur formalen und inhaltlichen Kontrolle von SIPs, die ausserhalb des Archivs gebildet wurden | |
| SIP-Bildung | Interne Anleitung zur Bildung von SIPs gemäss Vorgaben des Archivs | |
| Anleitung Aufteilung SIP | Anleitung zur Aufteilung von SIPs | |
| Anleitung Änderungen in SIP | Anleitung zur nachträglichen Änderung von SIPs | |
| Anleitungen | Bedienungsanleitungen zu den eingesetzten Tools | Siehe Hersteller |
Dokumentation
Unterlagen zur Dokumentation des Prozessschrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Validierungsprotokoll | Validierung des Pakets, so dass ein Ingest möglich ist | |
| Metadatenexport | Metadaten liegen in einer Exportdatei im gewünschten Standard vor | |
| Verzeichnungslisten externer Tools | Mit externen Tools erstellte Verzeichnungs- oder Dateilisten |
Tools
| Tool | Funktion |
|---|---|
| AIS mit Schnittstelle | Verzeichnung von Metadaten von analogen und digitalen Beständen im AIS, z.B. mit EAD-Schnittstelle |
| AIS Importassistent | Import von Metadaten in ein AIS |
| Docuteam Packer | Erstellung von SIPs |
| KOST-VAL | Validierung von SIPs oder Dateistrukturen |
| Oxygen XML-Editor | Sichtung und Editieren von XML-Dateien |
| Package Handler vom BAR | Erstellung von SIPs |
Ingest
Ziel
Das Archiv hat die Granularität des AIP definiert. Die SIPs sind fehlerfrei in das digitale Repository (Primärdaten) und in das AIS (Metadaten) eingespeist worden. Die AIPs sind gebildet, im Repository mit den Verzeichnungseinheiten im AIS verlinkt und über eine eindeutige PID identifizierbar.
Massnahmen
Arbeitskopie
Es wird eine Arbeitskopie erstellt.
Granularität des AIP definieren
Je nach AIS kann oder muss vor dem Ingestprozess die Granularität des AIPs definiert werden (z. B. AIP=SIP, AIP=Dossier, AIP=Dokument/Datei).
Ingest in das DLZA-Repository
Die Primärdaten des SIP werden fehlerfrei ins Repository eingespeist.
Import Metadaten ins AIS
Die im SIP erfassten Metadaten werden gemäss Metadaten-Mapping des Archivs ins AIS eingespeist.
Verlinkung im AIS
Die AIPs im Repository werden mit der entsprechenden Verzeichnungseinheit (Dossier, Dokument, Ablieferung) im AIS verlinkt. Jedes AIP verfügt über eine eindeutige PID. In der Regel erfolgt dieser Schritt automatisiert durch das DLZA-Informationssystem.
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Metadatenmapping | Einmalig definierte Dokumentation des Mappings (bspw. XML, METS, ISAD(G)) |
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| AIS Report | Verzeichnungskontrolle | |
| Ingestreport / Worklog | Dokumentation des erfolgreichen Ingests |
Tools
| Tool | Funktion |
|---|---|
| AIS mit Schnittstelle | Verzeichnung von Metadaten von analogen und digitalen Beständen im AIS, z.B. mit EAD-Schnittstelle |
| DIMAG IngestTool | Ingest Tool |
| Docuteam Feeder | Ingest Tool |
| Repository / DLZA-System | Sicherung; Verzeichnung von Metadaten zu digitalen Archivbeständen; Speicherung von Primärdaten |
| scopeIngest OAIS | Ingest Tool |
Nacherschliessung
Ziel
Im AIS und im DLZA-System sind alle zugehörigen Metadaten vollständig eingepflegt und die Tektonik ist aktualisiert. Dies schliesst folgende Schritte mit ein: Nacherschliessen der Metadaten, Aktualisieren der Tektonik und der Findmittel. Wenn nötig, sind auch die Zugriffsbestimmungen angepasst worden.
Massnahmen
Deskriptive Metadaten erfassen
Wenn mit dem Import (z.B. EAD) nicht alle geforderten Metadaten geliefert werden, können manuell noch zusätzliche Metadaten erfasst werden.
Die mögliche Diskrepanz zwischen deskriptiven Metadaten im AIP und AIS wird bewusst in Kauf genommen. Es erfolgt kein Re-Ingest bei Anpassungen der deskriptiven Metadaten im AIS.
Metadaten der Tektonik erfassen
Die Metadaten in der Tektonik sind auf allen übergeordneten Stellen - wo nötig - angepasst. Zum Beispiel die Umfänge, Schutzfristen, Bestandesgeschichte oder Verwaltungsgeschichte.
Aktualisierung der Findmittel
Das Aktualisieren der Findmittel kann verschiedene Ausprägungen haben. Zum Beispiel die Publikation in einem Webclient oder ein aus dem AIS generierter Findmittelreport.
Zugriffsbestimmungen aktualisieren
Die aktualisierten Zugriffsbestimmungen sind für die relevanten Nutzerkreise nachvollziehbar festgehalten. Zum Beispiel in Form von Schutzfristen oder Erklärungen in den einschlägigen Rubriken (Metadaten, Weisungen, Nutzungsbedingung etc.)
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Erschliessungshandbuch | Standardisiertes Erschliessen der Verzeichnungseinheiten |
Handreichungen
Die für Externe zur Verfügung gestellten Unterlagen
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Nutzungsbestimmungen | Erklärungen zur Einsichtnahme des Archivguts | |
| Gesetzliche Grundlagen | Rechtlicher Rahmen, welcher u. U. das Vorgehen der Einsichtnahme bestimmt |
Tools
| Tool | Funktion |
|---|---|
| AIS | Verzeichnung von Metadaten zu analogen und digitalen Archivbeständen |
| Repository / DLZA-System | Verzeichnung von Metadaten zu digitalen Archivbeständen |
Qualitätssicherung / Abschluss
Ziel
Es wird überprüft, ob die eingefügten Dateien und Metadaten vollständig verzeichnet sind. Die Erschliessung wird formal beendet und abgenommen. Anschliessend werden allfällig vom Archiv erstellte Arbeitsunterlagen (Entwürfe etc.) und Arbeitsdateien bereinigt und gelöscht. Beim Aktenproduzenten werden, falls noch nicht erfolgt, die abgelieferten Unterlagen gelöscht. Schliesslich werden die Arbeitskopien gelöscht.
Massnahmen
Alle Massnahmen sollten anhand einer Checkliste Qualitätssicherung abgearbeitet werden.
Verzeichnung der Daten kontrollieren
Sowohl im AIS als auch im DLZA-System werden die im Ingest-Prozess erstellten oder ergänzten Metadaten der betroffenen Verzeichnungseinheiten auf Vollständigkeit und Korrektheit gemäss den Vorgaben des Archivs überprüft. Diese sind (oft) in einem Erschliessungs- oder Qualitätshandbuch festgehalten.
Publikation gemäss Richtlinien
Die Verzeichnungseinheiten sind explizit darauf zu überprüfen, ob sie gemäss geltenden Richtlinien publiziert wurden. Insbesondere ist zu überprüfen, ob die Daten öffentlich zugänglich gemacht werden dürfen oder nur in einer geschützten Umgebung.
Stichprobe Ausgabe DIP
Mittels einer Stichprobe ist zu kontrollieren, ob ein DIP oder mehrere DIPs vollständig und korrekt ausgegeben werden können. Dabei müssen die Primärdaten aus dem Repository und Metadaten aus einem Informationssystem korrekt zu einem DIP gepackt und ausgegeben werden.
Dokumentation vollständig
Es ist zu kontrollieren, ob alle vorgeschriebenen Dokumente erstellt und vollständig sind sowie am vorgeschriebenen Ort und in der vorgeschriebenen Form abgelegt und freigegeben wurden.
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Checkliste Qualitätssicherung | Checkliste für die Überprüfung der vorgeschriebenen Aktivitäten und Dokumentationen (bspw. gemäss Qualitätshandbuch) | |
| Qualitätshandbuch | Enthält die Richtlinien zur Qualitätssicherung |
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Checkliste Qualitätssicherung | Abgearbeitete Checkliste wird datiert und unterzeichnet abgelegt |
Tools
| Tool | Funktion |
|---|---|
| AIS | Verzeichnung von Metadaten zu analogen und digitalen Archivbeständen |
| Repository / DLZA-System | Verzeichnung von Metadaten zu digitalen Archivbeständen, Speicherung von Primärdaten |
Tipps & Tricks
| Zwischenschritt | Massnahme/Problem | Trick |
|---|---|---|
| Nacherschliessung | Benennung der Felder | Hohe Aufmerksamkeit muss dem Mapping DLZA-System ↔ AIS gewidmet werden, um den Metadatenimport fehlerfrei durchführen zu können. Die Felder müssen auch exakt gleich benannt sein. |
| Qualitätssicherung/Abschluss | Checkliste Qualitätssicherung | Checkliste für die Überprüfung der vorgeschriebenen Aktivitäten und Dokumentationen (bspw. gemäss Qualitätshandbuch) |
| Qualitätssicherung/Abschluss | Qualitätshandbuch | Enthält die Richtlinien zur Qualitätssicherung |
Fragen und Antworten
Für Unklarheiten und Fragen bezüglich eines Prozessschrittes oder eines Problems, schauen Sie in die Kategorie Fragen und Antworten. Dort finden Sie vielleicht ihr Problem bereits.
Literatur
Keine spezifische Literatur. Für die allgemeine Bibliografie siehe Literatur.
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